Verwerkersovereenkomst
Je kantoor blijft verantwoordelijk voor de gegevens van je relaties en medewerkers. KroonIT verwerkt ze in Makelaar Makker in opdracht van je kantoor. Deze overeenkomst legt vast hoe.
1. Partijen en rollen
Het kantoor dat Makelaar Makker gebruikt is de verwerkingsverantwoordelijke. KroonIT, gevestigd in Apeldoorn, is de verwerker. KroonIT verwerkt de gegevens alleen om Makelaar Makker aan het kantoor te leveren en volgens de instructies die het kantoor geeft door de dienst te gebruiken en in te stellen.
2. Welke gegevens
- Relaties uit Realworks: naam, contactgegevens, adres, bedrijf en functie, kenmerken, de accountmanager en de mailingvoorkeur.
- Medewerkers en kantoor: naam, zakelijke contactgegevens en vestiging.
- Woningen, afspraken en taken: de gegevens die Realworks daarover levert, met de relaties die eraan gekoppeld zijn. Privé-afspraken worden alleen als "bezet" opgeslagen, zonder omschrijving.
- Notities die gebruikers zelf in Makelaar Makker vastleggen.
- Objectinformatie uit de BAG, EP-Online en het Kadaster op adres.
- Accounts van gebruikers: naam, e-mailadres, rol en het tijdstip van inloggen.
Gegevens van identiteitsbewijzen, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit en burgerlijke staat van relaties worden niet overgenomen uit Realworks. Bijzondere persoonsgegevens horen niet in Makelaar Makker; leg ze niet vast in notities.
3. Waarvoor
Om de gegevens van het kantoor te tonen en doorzoekbaar te maken, om Makker vragen te laten beantwoorden en notities, taken en afspraken te laten vastleggen, en om de dienst te beveiligen en te ondersteunen. KroonIT gebruikt de gegevens niet voor eigen doeleinden en niet om modellen te trainen.
4. Beveiliging
- Elk kantoor heeft een eigen database met een eigen databasegebruiker; de gegevens van kantoren staan niet door elkaar.
- Tokens en API-sleutels staan versleuteld opgeslagen en zijn na het invoeren niet meer terug te lezen.
- Verkeer loopt via een versleutelde verbinding. Wachtwoorden worden alleen als hash bewaard.
- KroonIT beheert de techniek van het kantoor: de koppeling met Realworks, de synchronisatie en de instellingen van Makker. Een beheerder van KroonIT kan daarbij gegevens van het kantoor zien, bijvoorbeeld bij het controleren van de koppeling of bij het meekijken met een gebruiker om te ondersteunen. Dat gebeurt alleen voor beheer en ondersteuning.
- Elke handeling van een beheerder van KroonIT bij een kantoor wordt vastgelegd in een beveiligingslog die KroonIT bijhoudt. Het kantoor kan een overzicht daarvan bij KroonIT opvragen (zie 10).
- Logbestanden bevatten geen namen, adressen of de inhoud van gesprekken.
5. Makker en OpenAI
Bij een gesprek of chat met Makker gaat de vraag van de gebruiker, met de gegevens die nodig zijn om haar te beantwoorden, naar OpenAI. Makelaar Makker bewaart zelf geen opnames of transcripten van gesprekken; alleen de duur en het verbruik per gebruiker. De assistent ziet nooit meer dan de gebruiker zelf op het scherm mag zien.
6. Subverwerkers
KroonIT schakelt de volgende partijen in. Een nieuwe subverwerker melden we vooraf; het kantoor kan daartegen bezwaar maken.
| Partij | Waarvoor | Waar |
|---|---|---|
| DigitalOcean | Hosting van de databases | Amsterdam |
| OpenAI | Spraak en chat van Makker | Verwerking kan buiten de Europese Unie plaatsvinden |
| Microsoft | Verzenden van e-mail (uitnodigingen, meldingen) | Microsoft 365-omgeving van KroonIT |
Realworks, het Kadaster en RVO (EP-Online) zijn bronnen waaruit Makelaar Makker gegevens ophaalt met de koppelingen van het kantoor; zij zijn geen subverwerkers van KroonIT.
7. Datalekken
Merkt KroonIT een inbreuk op de beveiliging waarbij gegevens van het kantoor betrokken zijn, dan meldt KroonIT dat zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur aan de beheerder van het kantoor, met wat er bekend is over de aard, de omvang en de genomen maatregelen.
8. Rechten van betrokkenen
Vraagt een relatie of medewerker om inzage, correctie of verwijdering, dan helpt KroonIT het kantoor daarbij. De bron blijft Realworks: een wijziging daar komt bij de volgende synchronisatie in Makelaar Makker.
9. Bewaren en wissen
- Tijdens de demo en het abonnement blijven de gegevens beschikbaar voor het kantoor.
- Na afloop van een demo blijven de gegevens 30 dagen staan en worden ze daarna definitief gewist: de database van het kantoor, de accounts en de tokens.
- Na het einde van een abonnement wist KroonIT de gegevens binnen 30 dagen, tenzij het kantoor om een eerdere datum vraagt.
10. Controle
Het kantoor mag KroonIT vragen aan te tonen dat deze afspraken worden nageleefd. KroonIT werkt mee aan een redelijke controle, op een moment en een manier die de beveiliging van andere kantoren niet in gevaar brengt.